مدل شایستگی وسیله ای برای افزایش موفقیت کارکنان یک شرکت یا ارگان می باشد. مدل شایستگی به مدیران برای جذب نیرو خوب که آنها را به اهداف کاری شان برساند کمک زیادی می کند.
مدل شایستگی رهنمونی است برای شرح و تفصیل شایستگی‌های موردنیاز جهت کسب موفقیت در یک شغل، واحد یا گروه در سازمان.
شایستگی‌های موجود در این مدل بر اساس دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و نوع رفتاری است که یک کارمند برای موفقیت در عنوان شغلی خاصی به آنها نیاز دارد. این شایستگی‌ها اغلب در دسته‌بندی‌های زیر نشان داده می‌شوند:
مدل شایستگی همچنین باید به مشخص کردن سطوحی مورد انتظار از کارایی و مهارت بپردازد تا کارمند را در پرورش شایستگی‌هایش هنگام انجام وظایف یاری کند. این کار به کارکنان و کارفرمایان تصویری واضح و دقیق از موفقیت در شغل را نشان می‌دهد.
مدل های شایستگی برای این طراحی شده‌اند تا اطلاعاتی مفید را در اختیار کارفرمایان و کارکنان قرار دهند. کاربرد این مدل‌ها در تربیت متخصصان، واحدهای منابع انسانی و برای کمک به پیدا کردن افراد مناسب هر جایگاه شغلی و حفظ استانداردهاست، اما می‌توان از آنها برای هر واحد، گروه، نقش یا سطح سازمانی بهره برد.
مدل‌ها گاهی در ارتباط با صنعت یا سازمانی خاص و برای شغل‌ها، گروه‌های شغلی یا حرفه‌هایی خاص طراحی می‌شوند. همچنین، ممکن است این مدل‌ها استانداردهای شغلی موردتوافق را در خود بگنجانند، به‌ویژه در حوزه‌هایی مانند فروش و مدیریت که شایستگی‌های ضروری به‌طوری جامع موردبررسی قرار گرفته‌اند.
از مدل های شایستگی می‌توان در تمام سطوح سازمان بهره برد، بنابراین آنها می‌توانند ابزاری مؤثر برای کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک باشند. این مدل‌ها معیاری برای موفقیت تعیین می‌کنند و نقشه‌ی راهی روشن در اختیار کارکنان قرار می‌دهند تا کار خود را به‌شکلی مؤثر انجام دهند. مدل های شایستگی به‌ویژه برای کارکنان جدید بسیار مفیدند.
همچنین، مدل‌های شایستگی قادرند چارچوبی برای شرکت‌ها فراهم کنند تا از آن برای بهبود فعالیت‌های واحد منابع انسانی در چندین حوزه‌ی اصلی بهره ببرند:
مدل‌های شایستگی شفاف و واضح به شما در گرفتن تصمیماتی حیاتی، چه برای استخدام و چه برای اخراج افراد کمک می‌کند. کسب‌وکارهایی که از مدل‌های شایستگی استفاده می‌کنند از مزایای زیر بهره‌مند می‌شوند:
شرح وظایف کاری و مدل شایستگی به نظر شبیه به هم می‌آیند زیرا هر دو نشان می‌دهند که کارمند در شغلش مستلزم به انجام چه کارهایی است اما فکر می‌کنید تفاوت این دو در چیست؟
شرح وظایف شغلی خلاصه‌ای کلی از مهارتهای موردنیاز برای انجام شغل است ولی در مدل شایستگی، علاوه برآن رفتارهای خاصی که هر کامند باید برای موفقیت در شغلش انجام بدهد را نیز بیان می‌کنند.
طبق مشاهدات، سازمان‌هایی که مدل های شایستگی را به طور کامل برای کارمندان تعریف کرده‌اند موفقیت عملکرد بیشتری از خودشان نشان داده‌اند. در نظرسنجی صلاحیتی که جامعه مدیریت منابع انسانی (SHRM) انجام داد، از بین 500 مدیر ارشدی که در این نظرسنجی شرکت کردند، 93 درصد اعتقاد داشتند مدل شایستگی در موفقیت عملکرد سازمانشان نقش بخصوصی داشته‌است.
در ادامه چند مورد از دلایلی که نشان می‌دهد چرا اجرای مدل شایستگی برای سازمان‌ها مفید هستند را آورده‌ایم:
برای هیچ شغلی، فهرست صلاحیت و شایستگی استانداردی وجود ندارد و انواع مدل شایستگی که در مدل شایستگی جای می‌گیرند به نیازهای مخصوص آن شغل بستگی دارد. برای مثال شایستگی‌هایی که برای پیش‌خدمت رستوران در نظر می‌گیرند با شایستگی‌های مورد نیاز حسابدار آن رستوران کاملا متفاوت است.
برای اینکه بهتر بدانید چه نوع اطلاعاتی در این مدل های شایستگی جا می‌گیرند، شایستگی‌ها را باید به چند دسته مفید تقسیم کرد؛ از جمله:
شایستگی‌های کلیدی شامل مهارتهای اولیه‌ای می‌شوند که سازمان برای همه کارمندان خود در نظر می‌گیرد؛ این مهارت‌ها خصوصیات پایه‌ای هستند که تمامی کارمندان شرکت باید آنها را داشته باشند.
شایستگی‌های کلیدی هر سازمان با سازمان دیگر متفاوت است چرا که به فلسفه، ارزش‌ها و اهداف آن سازمان بستگی دارد.
با این حال، بیشتر شایستگی‌های کلیدی شامل لازمه‌های کلی از جمله مهارتهای مربوط به ارتباطات و کار گروهی می‌شوند زیرا بیشتر مشاغل تا حدودی به کار گروهی احتیاج دارند و افراد باید بتوانند در کنار دیگران کارشان را انجام دهند.
در صلاحیت‌های گسترده سازمان که در واقع نشان‌دهنده قدرت و خصوصیات منحصربه‌فرد آن هستند، اهداف سازمان به خوبی منعکس می‌شوند. مثلا در سازمانی که در زمینه ارسال بسته‌های بین‌المللی کار می‌کند، لجیستیک شایستگی کلیدی به حساب می‌آید. حال اگر جزئی‌تر به این سازمان نگاه کنیم و شغل یکی از کارمندان آن را در نظر بگریم، شایستگی کلیدی این کارمند رساندن به موقع بسته به مشتریان خواهد بود.
شایستگی‌های کاربردی مهارت‌ها و رفتارهای بخصوصی هستند که فقط مربوط به یک شغل خاص می‌شوند. برای مثال شایستگی مربوط به یک پیش‌خدمت رستوران این است که بتواند به صورت موثر به اعتراضات مشتری رسیدگی کند، در حالی که صلاحیت حسابدار این است که توانایی بررسی نوع خاصی از داده مالی را داشته باشد تا بتواند از آنها گزارشی آماده کند.
شایستگی‌های کاربردی نشان می‌دهند که کارمندان برای اینکه در جایگاه خودشان بهترین باشند (و به عملکرد عالی برسند) چه رفتاهایی را باید انجام دهند و چه مهارت‌هایی را باید از خودشان نشان بدهند.
شایستگی‌های رهبری اغلب برای نقش‌های مرتبط با نظارت و مدیریت استفاده می‌شوند اما برای هر جایگاه شغلی که کارمندی در آن دیگران را رهبری می‌کند، مناسب هستند. از جمله شایستگی‌های رهبری می‌توان به مهارتهای رهبری و رفتارهایی مانند توانایی تصمیم‌گیری اشاره کرد.
بیشتر سازمان‌ها مجموعه‌ای اساسی از مهارت‌ها را درنظر دارند که هر کارمند ملزم به داشتن آن‌هاست. شما با داشتن مدل شایستگی سازمانی میتوانید این شایستگی‌های هسته‌ای اساسی را بشناسید، موردتوجه قرار دهید و در راه رسیدن به محل کاری دارای آن مهارت‌ها تلاش کنید.
علاوه بر شایستگی‌های موردانتظار در سطح شرکت، شایستگی‌های نقشی نیز داریم که موردنیاز هر کارمند برای ایفای درست نقشی در شرکت است. این شایستگی‌های نقشی اغلب فنی‌اند. چند نمونه از شایستگی‌های نقشی مواردی هستند مانند داشتن مهارت در یک زبان برنامه‌نویسی، تحلیل داده، نگهداری سوابق و... . مهارتهای مشمول در مدل نقشی احتمالاً برای واحدی مشخص، موردنیاز شرکتتان هستند.
مدل شغلی بر خلاف مدل نقشی، شامل مجموعه‌مهارت‌های مختص هر شغل یا وظیفه است. این مدل شایستگی تمام توجه خود را روی نیازهای کاملاً مشخص‌شده برای هر نقش شغلی می‌گذارد تا هر کارمند بتواند به بهترین شکل ممکن عمل کند. مجموعه‌مهارت‌های انتخاب‌شده معمولاً بر اساس مهارتهای آن فردی است که در وظیفه‌ی موردنظر عملکردی خوب از خود نشان داده است. شایستگی‌های شغلی در یک واحد سازمانی می‌تواند فرد به فرد متفاوت باشد.
هنگام استخدام برای وظایف رهبری در سازمان خود معمولاً چند شایستگی کلیدی و کاملاً ضروری داریم. مهارت‌هایی مانند مدیریت و توسعه‌ی فردی، مربی‌گری یا شناخت و به‌کارگیری اخلاقیات، نمونه‌هایی از مهارت‌هایی هستند که هر کس در جایگاه مدیریتی برای داشتن عملکردی مطلوب به آنها نیاز دارد.
فرایندهای توسعه و تحقیق به کار گرفته شده در ایجاد شایستگی‌های تعریف شده برای یک جایگاه می‌توانند بسیار طولانی و خسته‌کننده باشند زیرا زمان زیادی می‌برد تا متوجه شویم برای هر جایگاه شغلی به چه مهارتهای احتیاج داریم. با توجه به محیط کسب‌وکار دائم‌التغییر و پرسرعت امروزی، برخی از سازمان‌ها بهتر است روش توسعه سریع‌تر و کوتاه‌تری را برای تعریف صلایت‌هایشان در نظر بگیرند. مدل‌های کسب‌وکاری که به صورت انعطاف‌پذیر طراحی می‌شوند نیز برای این سازمان‌ها مناسب هستند زیرا می‌توانند خودشان را با تغییرات آینده وفق دهند.
بررسی بیانیه‌های مبهمی که می‌گویند هر جایگاه شغلی شامل چه چیزهایی می‌شود، برای توسعه شایستگی‌ها کافی نیستند و برای این کار به چیزی بیش از این بیانیه‌ها احتیاج داریم. همچنین، برای ایجاد شایستگی‌های کاربردی باید علاوه بر مهارتهای پایه (که منجر به عملکرد قابل قبول کارمندان می‌شوند)، مهارتهای لازم برای عمکرد «عالی» را هم در نظر بگیریم.
بنابراین باید صلاحیت‌هایی که قبلاً برای هر شغل توسعه یافته‌اند را شناسایی کرده و از آنها به عنوان الگو استفاده کنیم. همچنین می‌توانیم مستندات نقش، اطلاعات پیش‌زمینه و شایستگی‌های کلیدی سازمان را هم به عنوان راهنما در نظر داشته باشیم.
مصاحبه با ذی‌نفعان مهم، بینش کلی از شایستگی‌های لازم برای هر نقش به ما می‌دهند. مدیران عامل می‌توانند شایستگی‌های کلیدی سازمان را برای هر نقش در اختیار ما قرار دهند؛ شایستگی‌های مورد نیاز برای هر نقش نشان‌دهنده ارزش، فلسفه و اهداف مربوط سازمان هستند.
بنابراین می‌توانیم با مدیران و افرادی که در واحدهای مهم کسب‌وکار، عملکرد بالایی از خودشان نشان داده‌اند مصاحبه کنیم و از این طریق مهارت‌ها و رفتارهای لازم برای آن نقش‌ها (که باعث موفقیتشان می‌شوند) را پیدا کنیم. هنگام مصاحبه باید تمرکزمان را بر رفتارها و مهارت‌هایی بگذاریم که باعث بهتر شدن عملکرد کارمند در آن نقش شود.
صلاحیت‌های کلیدی باید نشان‌دهنده رفتار پایه و مهارتهای لازم در کل سازمان باشند. از خودتان بپرسید کارمندان چطور باید عمل کنند که به عنوان بخشی از سازمان در نظر گرفته شوند و از فلسفه و فرهنگ کاری شرکت تبعیت کرده باشند؟ برای رسیدن به پاسخ این سوال، از محتوای مصاحبه با مدیران و ذی‌نفعان مهم سازمان استفاده کنید.
صلاحیت‌های خاص هر شغل باید مهارت‌ها و رفتارهای آن نقش بخصوص را منعکس کنند و در مرحله تحقیق توسط مدیران سازمان و افراد دارای عملکرد بالا مشخص شوند. از خود بپرسید این افراد چه مسائلی را باید بدانند تا بتوانند در نقششان عملکرد خوبی داشته باشند؟
وقتی نوبت به نوشتن شایستگی‌های مدیریتی می‌رسد، باید فرض را بر این بگذاریم که این افراد از قبل با شایستگی‌های کلیدی سازمان آشنا هستند و تمرکزمان را بر مهارت‌ها و خصوصیات منحصربه‌فرد نقش رهبری بگذاریم. این خصوصیت‌ها می‌توانند در مرحله تحقیق و توسط مدیران ارشد یا مدیران عامل تعیین شوند.
در این قسمت یافته‌هایتان را سازماندهی کرده و مدل شایستگی نهایی‌تان را بنویسید ولی حواستان باشد که در نوشتن این صلاحیت‌ها واقع‌گرا باشید و بیش از حد به جزئیات مربوط به آنها نپردازید. اگر فهرست صلاحیت‌ها بیش از حد دور از واقعیت و دست‌نیافتنی باشند، در هنگام استخدام متقاضیان را فراری می‌دهد و باعث می‌شود نتوانید افراد را استخدام کنید.
همچنین اگر این فهرست بیش از حد کلی یا مبهم باشد، باعث می‌شود متقاضیانی که برای آن شغل چندان مناسب نیستند به سمت شما هجوم بیاورند و درخواست کار بدهند. همچنین موجب می‌شود کارمندان نتوانند به اهداف سازمانی دست پیدا کنند.
فهرست شایستگی‌ها را با تمام ذی‌نفعان موجود در فرایند، از جمله مدیران و مدیرعاملان بررسی کنید. برای اینکه مطمئن شوید نیازهای سازمانی همه سطوح را در شایستگی‌های سازمانی جای داده‌اید لازم است تاییدیه همه این افراد را در مدل شایستگی کسب کنید.
احتمالاً واحد منابع انسانی شما بهترین گزینه برای طراحی مدل شایستگی سازمانتان به‌حساب می‌آید، اما اگر کارمندی مختص به این کار ندارید میتوانید این مدل مفید را در ۴ مرحله‌ی ساده طراحی کنید.
پیش از ساخت مدل شایستگی کارکنان باید منابع مرتبط با آن را جمع‌آوری و تحلیل کنید. مطمئن شوید که این موارد را در نظر می‌گیرید:
شاید در طول مرحله‌ی پژوهش بخواهید با مدیران اجرایی و سرپرستان هم مصاحبه کنید تا ببینید چه شایستگی‌هایی لازمه‌ی اجرای درست وظایف گروهی یا فردی هستند. این افراد قادرند در شناسایی مهارت‌ها و رفتارهایی کمک کنند که کارکنانِ دارای بهترین عملکرد، دارای آنها هستند.
همچنین، شاید نگاهی دقیق به دستاوردهای کارمندان در جایگاه‌های شغلی و مشاهده‌ی تأثیرشان بر دستاوردهای کسب‌وکار مفید باشد. این امر می‌تواند به شما کمک کند تا آن دانش، مهارت و رفتارهایی که برای هر موقعیت شغلی لازم‌اند را بشناسید و در نهایت به اهداف کسب‌وکار و رشد آن دست پیدا کنید.
این فهرست می‌تواند شامل شایستگی‌های اصلی و مخصوص به هر شغل باشد که منعکس‌کننده‌ی ارزش‌ها، اهداف و فرهنگ سازمانی شرکت شماست. شایستگی‌های رهبری هم می‌توانند به‌عنوان لازمه‌ی موقعیت‌هایی خاص اضافه شوند.
ارزیابی اساسی فهرست شایستگی‌های خود در این مرحله از فرایند، بسیار مهم است. اطمینان حاصل کنید که این لیست به‌اندازه‌‌ای دقیق و جزئی است که می‌تواند کارکنان را به اهدافشان برساند، اما نه آنقدر جزئی که یافتن متقاضی مناسب برای این جایگاه شغلی را غیرممکن کند.
مؤلفه‌هایی که در مدل خود می‌گنجانید و نحوه‌ی ساختاربندی آنها باید بازتابی از نیازهای کسب‌وکارتان باشد. این چارچوب می‌تواند اطلاعاتی گسترده و شرکت‌محور مانند اهداف و ارزش‌های سازمانتان را در بر گیرد. همچنین، می‌تواند نمایی کلی از هر موقعیت شغلی داشته باشد که شامل شرح شغل، منابعی برای یادگیری و یک مسیر شغلی احتمالی است.
در ادامه مؤلفه‌های رایج دیگری را می‌بینید که شاید بخواهید در چارچوب خود بگنجانید:
احتمالاً در این مرحله بخواهید تصمیم بگیرید که مدل شایستگی شما چه شکلی به خود بگیرد. ترجیحتان می‌تواند فهرست موردی ساده یا طرحی بصری مانند هرم، فلوچارت یا نمودار ون (Venn Diagram) باشد.
مدل شایستگی را می‌توان از کل به جزء یا برعکس آن طراحی نمود. طرح مدل در نوع اول پس از طراحی به مؤلفه‌هایش تقسیم می‌شود، اما در نوع دوم ابتدا مهارتهای موردنیاز شناسایی و سپس به پروژه‌ها، شغل‌ها و دستاوردهای کسب‌وکار مرتبط با خود منتهی می‌گردند. برخی از مدل های شایستگی مدرن حتی از رویکردی مستندمحور بهره می‌برند تا وابستگی میان مهارت‌ها، رفتارها، شغل‌ها و پروژه‌ها را نشان دهند.
برای گرفتن بهترین نتیجه مطمئن شوید که داده‌های دریافت‌شده از پژوهش خود را لحاظ کنید و پذیرای نظرات متخصصان، سرپرستان و سایر اعضای مربوطه در گروه خود باشید. همان‌طور که مدل‌های شایستگی خود را طراحی می‌کنید، شاید بهتر باشد نظر متخصصان در این زمینه را جویا شوید و پیش‌نویس خود را در صورت لزوم اصلاح کنید.
مدل‌های شایستگی شکل‌هایی مختلف دارند و در نهایت، باید بازتاب نیازهای کسب‌وکارتان باشند. در ادامه نمونه‌ای ساده از مدل شایستگی را مشاهده می‌کنید:
عنوان شغل:
سطح تحصیلات موردنیاز:
شایستگی‌ها:
شایستگی‌های رفتاری:
مسیر شغلی:
مدل‌سازی شایستگی چارچوبی برای تعریف مهارت‌ها، دانش و رفتار مورد نیاز یک شغل است. این مدل‌ها طیف وسیعی از توانایی‌ها و مهارتهای شرکت را برای دستیابی به اهداف سازمانی مورد تجزیه، تحلیل و توصیف قرار می‌دهد.
سازمان‌های موفق از مدل‌های شایستگی استفاده می‌کنند. آنها اهمیت ایجاد چارچوب لازم برای استخدام، آموزش و برنامه‌ریزی مسیر شغلی را برای کارمندان خود درک و تأکید می‌کنند. مدل شایستگی نه تنها روند استخدام را برای افراد در بخش منابع انسانی شرکت آسان و کارآمد می‌کند بلکه دستیابی به مهارتهای لازم برای موفقیت در نقش‌های فعلی و آینده را نیز برای کارمندان آسان می‌کند. به همین دلیل است که اجرای مدل شایستگی برای موفقیت و پیشرفت سازمان شما بسیار مهم است.
