این شامل دستگاه‌های فکس، فلاپی دیسک‌ها و مهرهای جوهری شخصی است؛ ابزارهایی که در کشورهای پیشرفته دیگر مدت‌هاست منسوخ شده‌اند، اما در ژاپن به‌طور سرسختانه‌ای باقی مانده‌اند.
برای شهروندان عادی عقب‌ماندگی در فناوری دیجیتال و بوروکراسی ناشی از آن در بهترین حالت تنها ناراحت‌کننده است و در بدترین حالت باعث می‌شود بخواهید موهایتان را از فرط عصبانیت بکنید.
ابعاد این مشکل در دوران همه‌گیری کرونا به‌شدت آشکار شد، زمانی که دولت ژاپن با ابزارهای دیجیتال ناکارآمد تلاش کرد به یک بحران سراسری پاسخ دهد. در سال‌های پس از آن دولت تلاش ویژه‌ای برای کاهش این فاصله آغاز کرده است، از جمله ایجاد سازمان دیجیتال جدید و مجموعه‌ای از ابتکارات جدید. اما این اقدامات چندین دهه دیر وارد رقابت فناوری شده‌اند؛ ۳۶ سال پس از ورود شبکه جهانی وب و بیش از نیم قرن پس از ارسال نخستین ایمیل.
همیشه این‌طور نبود. در دهه‌های ۱۹۷۰ و ۱۹۸۰ ژاپن مورد تحسین جهانی بود؛ شرکت‌هایی مثل سونی، تویوتا، پاناسونیک و نینتندو در جهان نام‌‌آشنا بودند. ژاپن دستگاه‌های محبوبی مثل واکمن و بازی‌هایی مانند دانکی کنگ و ماریو برادرز را به جهان معرفی کرد، اما این روند تا آغاز قرن بیستم تغییر کرد؛ با ظهور کامپیوتر و اینترنت. وقتی جهان به سمت اقتصادهای مبتنی بر نرم‌افزار حرکت می‌کرد، به گفته دایسوکه کاوای، مدیر برنامه امنیت اقتصادی و نوآوری سیاست دانشگاه توکیو، ژاپن که در سخت‌افزار قوی بود، در سازگاری با نرم‌افزار و خدمات کُند عمل کرد.
عوامل متعددی این مشکل را تشدید کردند. ژاپن سرمایه‌گذاری کافی در فناوری اطلاعات و ارتباطات نکرد و با کوچک شدن صنعت الکترونیک مهندسان ژاپنی به شرکت‌های خارجی مهاجرت کردند.
این وضعیت دولتی با سطح پایین سواد دیجیتال و کمبود نیروی متخصص فناوری ،پیامدهای منفی به‌جا گذاشت. به مرور وزارتخانه‌ها و سازمان‌های مختلف، سیاست‌های پراکنده آی‌تی خود را اجرا کردند، اما هرگز یک حرکت یکپارچه دولتی شکل نگرفت؛ به این معنی که خدمات عمومی به درستی مدرن نشدند و همچنان به مدارک کاغذی و مهرهای شخصی (هانکو) برای تایید هویت وابسته بودند. البته در این بین عوامل فرهنگی نیز نقش داشتند.
کاوای در این زمینه می‌گوید: «شرکت‌های ژاپنی به خاطر فرهنگ پرهیز از ریسک، سیستم سلسله‌مراتبی مبتنی بر کهنسالی و فرآیند تصمیم‌گیری کند و مبتنی بر اجماع شناخته شده‌اند که همه اینها نوآوری را محدود کرده‌اند.»
همچنین با کاهش نرخ تولد در ژاپن جمعیت سالمند به مراتب بیشتر از جوانان است. این نسبت بالای سالمندان باعث بی‌اعتمادی گسترده‌تر به فناوری‌های نوین، ترس از کلاهبرداری دیجیتال، تمایل به روش‌های سنتی مثل هانکو و تقاضا یا فشار نسبتا کمی برای خدمات دیجیتال شده است. این بی‌تفاوتی گسترده بود و به گفته جاناتان کوپرس‌میث، استاد بازنشسته تاریخ در دانشگاه تگزاس، کسب‌وکارهای کوچک و افراد احساس نیاز به تغییر از فکس به کامپیوتر را نداشتند؛ چرا باید دستگاه‌های گران‌قیمت جدید بخرند و یاد بگیرند، وقتی فکس خوب کار می‌کند و همه در ژاپن از آن استفاده می‌کنند.
شرکت‌ها و نهادهای بزرگ‌تر مثل بانک‌ها یا بیمارستان‌ها تغییر احتمالی را بسیار مخل سرویس‌های روزمره می‌دیدند. کوپرس‌میث در کتابی که در سال ۲۰۱۵ درباره رابطه ژاپن با دستگاه فکس نوشته، می‌گوید: «هر چه بزرگ‌تر باشید، تغییر سخت‌تر است، مخصوصا نرم‌افزار.»
این موضوع همچنین به یک چالش حقوقی بزرگ تبدیل شده بود. هر فناوری نوینی نیازمند وضع قوانین و مقررات جدید است، مانند تنظیم قوانین راهنمایی و رانندگی برای اسکوترهای برقی یا تلاش‌های جهانی برای قانون‌گذاری درباره دیپ‌فیک‌ها و حقوق مالکیت معنوی هوش مصنوعی پس از رشد سریع فناوری‌های هوش مصنوعی.
دیجیتالی‌سازی ژاپن مستلزم اصلاح و بازنگری هزاران قانون بود، اما قانون‌گذاران انگیزه کافی برای انجام این تغییرات را نداشتند؛ زیرا دیجیتالی شدن به‌عنوان یک موضوع کلیدی و تعیین‌کننده در انتخابات مطرح نیست. دیجیتالی‌سازی ژاپن مستلزم اصلاح و بازنگری هزاران قانون بود، اما قانون‌گذاران انگیزه کافی برای انجام این تغییرات نداشتند؛ زیرا دیجیتالی شدن به‌عنوان یک موضوع کلیدی و تعیین‌کننده در انتخابات مطرح نیست.
نتیجه این بود که ژاپن برای دهه‌ها در استفاده از فناوری‌های قدیمی باقی ماند، حتی درحالی‌که در زمینه‌های دیگر پیشرفت می‌کرد. ژاپن دارای صنایع رباتیک و هوافضا در سطح جهانی است و ویژگی‌های روزمره‌ای دارد که معمولا گردشگران خارجی را شگفت‌زده می‌کند؛ مانند فضاهای عمومی ایمن و تمیز، دستگاه‌های فروش خودکار فراگیر، فروشگاه‌های ۲۴ ساعته، حمل‌ونقل عمومی گسترده و سیستم قطارهای سریع‌السیر موسوم به قطارهای گلوله‌ای، اما ناکامی‌های دیجیتال آن در مقایسه با این موارد بسیار برجسته‌تر به نظر می‌رسد.
در سال ۲۰۱۸ وزیر امنیت سایبری وقت ژاپن با این ادعا که از زمانی که منشی‌هایش «این کارها» را انجام می‌دهند، هرگز از کامپیوتر استفاده نکرده، خشم و ناباوری عمومی را برانگیخت و چند روز بعد مجبور به پس گرفتن حرف‌هایش شد. تا سال ۲۰۱۹ آخرین شرکتی که در ژاپن هنوز از پیجر استفاده می‌کرد، خدمات خود را متوقف کرد؛ دهه‌ها پس از اینکه دستگاه پیام‌رسان شخصی توسط تلفن‌های همراه منسوخ شده بود.
به گفته کاوای رواج فناوری‌های قدیمی همچنین موجب بوروکراسی بی‌پایانی شد. باز کردن حساب بانکی یا ثبت‌نام برای مسکن ممکن بود نیازمند «مهر هانکو» باشد؛ همراه با مدارکی که باید شخصا به شورای محلی مراجعه می‌کردید تا آنها را دریافت کنید.
در نهایت همه‌گیری جهانی بود که تغییر را اجبار کرد. شکاف فناوری ژاپن زمانی آشکار شد که مقامات ملی و محلی تحت فشار قرار گرفتند و ابزارهای دیجیتال لازم برای ساده‌سازی روندها را نداشتند. تنها در ماه مه ۲۰۲۰ چند ماه پس از شروع شیوع ویروس در جهان، وزارت بهداشت ژاپن یک سامانه آنلاین برای گزارش موارد در بیمارستان‌ها راه‌اندازی کرد تا دیگر مجبور به استفاده از فکس‌های دست‌نویس، تماس‌های تلفنی یا ایمیل‌ها نباشند.
حتی پس از آن نیز مشکلات ادامه داشت. برنامه ردیابی تماس‌ها چندین ماه دچار خطای سیستم شد و نتوانست افراد را از احتمال ابتلا مطلع کند. به گزارش شبکه پخش عمومی «ان‌اچ‌کی»، تطبیق با کار و تحصیل از راه دور دشوار بود، زیرا بسیاری هرگز از خدمات اشتراک‌گذاری فایل یا ابزارهای ویدئویی مانند زوم استفاده نکرده بودند.
در یک مورد عجیب در سال ۲۰۲۲ یک شهر ژاپنی به‌طور اشتباهی کل مبلغ کمک مالی کووید - حدود ۴۶.۳میلیون ین (۳۲۲ هزار دلار) - را به حساب بانکی تنها یک مرد واریز کرد. این اشتباه از آنجا ناشی شد که بانک هم یک فلاپی دیسک اطلاعات و هم فرم درخواست کاغذی دریافت کرده بود، اما تا وقتی مقامات متوجه اشتباه شدند، مرد بیشتر پول را قمار کرده بود.
برای کسانی که زیر ۳۵ سال هستند، فلاپی دیسک یک نوار حافظه مغناطیسی در پوششی پلاستیکی است که به صورت فیزیکی وارد کامپیوتر می‌شود. هر کدام معمولا تا ۱.۴۴ مگابایت داده ذخیره می‌کند؛ کمتر از حجم یک عکس با کیفیت متوسط روی آی‌فون شما.
وضعیت آنقدر بد بود که در یک مقطع، تاکویا هی‌رای - که در سال ۲۰۲۱ به عنوان وزیر تحول دیجیتال منصوب شد - مدیریت کشور در بحران همه‌گیری را «شکست دیجیتال» توصیف کرد. در نتیجه سازمان دیجیتال متولد شد. دفتری که ماموریت آن به‌روزرسانی ژاپن در زمینه فناوری است،که به گفته کوپرس‌میث، نتیجه «ترکیبی از ترس و فرصت» بود.
این سازمان که در سال ۲۰۲۱ تاسیس شد، مجموعه‌ای از ابتکارات را آغاز کرد؛ از جمله ارائه نسخه هوشمند کارت تامین اجتماعی ژاپن و تلاش برای گسترش زیرساخت‌های مبتنی بر فضای ابری. در ژوئیه سال گذشته سازمان دیجیتال سرانجام در «جنگ خود علیه فلاپی دیسک‌ها» پیروز شد و استفاده از آنها را در تمامی سیستم‌های دولتی حذف کرد؛ تلاشی عظیم که نیازمند لغو بیش از هزار مقرره مربوط به استفاده از این دیسک‌ها بود.
اما این تغییرات بدون مشکل نبود. در یک مورد دولت از مردم درباره متاورس نظرخواهی کرد که از طریق سیستمی پیچیده که نیازمند دانلود یک فایل اکسل، پر کردن اطلاعات و ارسال آن از طریق ایمیل به وزارتخانه بود انجام می‌شد. پس از واکنش منفی و ناباوری در شبکه‌های اجتماعی وزیر وقت دیجیتال، تارو کونو، در توییتر نوشت: «از این به بعد (وزارتخانه) به‌درستی با استفاده از یک فرم آنلاین پاسخ خواهد داد.»
به گفته کاوای، با پیشروی قاطع دولت در مسیر دیجیتالی شدن شرکت‌ها نیز با شتاب به دنبال آن آمدند و بسیاری از آنها برای بازسازی سیستم‌های خود پیمانکاران و مشاوران خارجی را استخدام کردند. ماساهیرو گوتو یکی از این مشاوران است. او به عنوان عضوی از تیم تحول دیجیتال موسسه تحقیقات نومورا (NRI) به شرکت‌های بزرگ ژاپنی در صنایع مختلف کمک می‌کند تا با دنیای دیجیتال سازگار شوند؛ از طراحی مدل‌های کسب‌وکار جدید تا پذیرش سیستم‌های داخلی نوین.
او به سی‌ان‌ان گفت: «این مشتریان اغلب مشتاق پیشرفت هستند، اما نمی‌دانند چگونه باید اقدام کنند. بسیاری هنوز از سیستم‌های قدیمی استفاده می‌کنند که نیاز به نگهداری فراوان دارند یا سیستم‌هایی که در حال رسیدن به پایان‌دوره خدمت هستند. در بسیاری از موارد وقتی به ما مراجعه می‌کنند که به کمک نیاز دارند.»
مشاوران NRI تقاضای زیادی دارند. گوتو می‌گوید که تعداد شرکت‌هایی که به دنبال خدمات آنها هستند سال به سال به‌ویژه در پنج سال اخیر افزایش یافته است و این جای تعجب ندارد. شرکت‌های ژاپنی سال‌ها نیازهای فناوری اطلاعات خود را برون‌سپاری کرده‌اند، به همین دلیل مهارت‌های داخلی لازم برای دیجیتالی شدن کامل را ندارند. او افزود: «اساسا آنها می‌خواهند عملیات خود را کارآمدتر کنند و معتقدم به‌طور فعال می‌خواهند فناوری‌های دیجیتال را به عنوان وسیله‌ای برای بقا به کار گیرند. به هر حال جمعیت ژاپن در حال کاهش است، پس بهبود بهره‌وری ضروری است.»
ممکن است در برخی حوزه‌ها مقاومت‌هایی وجود داشته باشد، به گزارش رسانه‌های محلی برنامه سازمان دیجیتال برای حذف دستگاه‌های فکس در دولت در سال ۲۰۲۱ با ۴۰۰ اعتراض رسمی از سوی وزارتخانه‌های مختلف مواجه شد. مسائلی مانند مهر هانکو - که ریشه در سنت و رسوم دارد و برخی والدین آن را به فرزندان خود هنگام رسیدن به سن بلوغ هدیه می‌دهند - ممکن است به دلیل اهمیت فرهنگی‌شان دشوارتر از بین بروند.
به گفته کاوای سرعت پیشرفت همچنین بستگی به میزان تمایل سازمان دیجیتال برای پیشبرد اصلاحات مقرراتی و میزان اولویت‌بندی دیجیتالی شدن توسط قانون‌گذاران در بودجه‌های آینده دارد. همچنین واقعیت این است که ژاپن در حال جبران عقب‌ماندگی است؛ درحالی‌که فناوری‌های جدید در نقاط دیگر جهان به سرعت پیش می‌روند. کوپرس‌میث گفت: «این چالشی مداوم خواهد بود زیرا فناوری‌های دیجیتال سال ۲۰۲۵ با فناوری‌های سال‌های ۲۰۳۰ یا ۲۰۳۵ متفاوت خواهند بود.»
اما کارشناسان خوش‌بین هستند. کاوای برآورد می‌کند که با این روند ژاپن می‌تواند طی ۵ تا ۱۰ سال به برخی کشورهای غربی برسد و در نهایت اشتیاق عمومی نیز با افزایش کسب‌وکارهایی که پرداخت‌های غیر نقدی می‌کنند و خدمات آنلاین جدیدی ارائه می‌دهند، وجود دارد. کاوای گفت: «مردم به طور کلی مشتاق دیجیتالی شدن هستند. مطمئنم که جوانان یا عموم مردم ترجیح می‌دهند هرچه سریع‌تر دیجیتالی شویم.»
