هیات‌های اقتصادی در واقع حلقه واسط میان سیاست‌های کلان کشور و نیازهای عملیاتی بخش خصوصی محسوب می‌شوند. این هیات‌ها می‌توانند بسترهای همکاری در حوزه‌هایی چون «تجارت کالا»، «خدمات فنی و مهندسی»، «سرمایه‌گذاری مشترک» و حتی «همکاری‌های فناورانه» را فراهم کنند.
تجربه سال‌های گذشته نشان داده است که کیفیت ترکیب این هیأت‌ها گاهی با انتقاد فعالان اقتصادی مواجه شده است؛ از جمله حضور افرادی که صرفا بر اساس روابط شخصی یا جایگاه‌های غیرمرتبط انتخاب شده‌اند، یا غیبت تشکل‌ها و فعالان واقعی بازارهای هدف. بنابراین، شفاف‌سازی فرآیند انتخاب اعضا و ایجاد سازوکاری نظام‌مند، ضرورتی انکارناپذیر برای ارتقای کارآمدی این سفرها است. به طور معمول سازمان توسعه تجارت، نهادهای اصلی در برنامه‌ریزی اعزام این هیأت‌ها به شمار می‌آیند. رایزن‌های بازرگانی نیز در این میان می‌توانند نقش مهمی ایفا کنند؛ چرا که با شناختی که از ظرفیت‌ها و نیازهای کشور میزبان دارند، می‌توانند پیشنهاد دهند چه حوزه‌ها و چه گروه‌هایی از فعالان از یک کشور بیشترین اثربخشی را در مذاکرات با کشور مقصد داشته باشند. در حقیقت، رایزن بازرگانی به‌عنوان چشم و گوش یک کشور در بازارهای خارجی عمل می‌کند و بدون دریافت اطلاعات میدانی از آنان، انتخاب صحیح اعضای هیأت‌ها دشوار خواهد بود. اما در ایران این روند متفاوت است.
در واقع فعالان حوزه تجارت همواره تاکید می‌کنند که رایزن‌های تجاری ایران در کشورهای مختلف حتی بر زبان کشور مقصد مسلط نیستند و نه‌تنها از فرهنگ و اقتصاد آن کشور آگاهی ندارند، بلکه تمام ظرفیت‌های اقتصادی و تجاری ایران را نمی‌شناسند. بخش خصوصی همواره مطالبه داشته است که صدای واقعی آنها در ترکیب این هیأت‌ها شنیده شود. فعالان اقتصادی بر این باورند که اعزام هیات بدون مشارکت موثر شرکت‌های دارای سابقه صادرات، تشکل‌های تخصصی و انجمن‌های صنفی، بیشتر به سفرهای نمایشی شباهت پیدا می‌کند تا ماموریت‌های واقعی اقتصادی. از این‌رو، اتاق بازرگانی ایران در سال‌های اخیر تلاش کرده است تا حضور فعالان بخش خصوصی را پررنگ‌تر کند و به‌ویژه در تعیین ترکیب اعضا، نقش واسطه‌گری میان دولت و بنگاه‌ها را ایفا نماید.
در نهایت، باید توجه داشت که انتخاب اعضا تنها نقطه آغاز مسیر است. موفقیت یک هیات مذاکره‌کننده اقتصادی به آمادگی قبلی، تدوین دستورکار مشخص، هماهنگی درونی و پیگیری نتایج پس از بازگشت بستگی دارد. در این میان، نقش دستگاه‌های متولی در جمع‌آوری گزارش‌ها، ارزیابی دستاوردها و اصلاح فرآیندها در اعزام‌های بعدی بسیار کلیدی است.
فعالان بخش خصوصی بر این باورند که اعزام هیات‌های اقتصادی ایران بیشتر بر پایه ارتباطات و ملاحظات غیررسمی صورت می‌گیرد تا معیارهای حرفه‌ای، اما در اتاق بازرگانی روند نسبتا شفاف‌تر است و افراد بر اساس تجربه و تخصص گزینش می‌شوند. در وزارتخانه‌ها انتخاب‌ها معمولا از طریق مجاری خاص و بدون توجه به مهارت‌های زبانی یا دانش تجارت بین‌الملل انجام می‌شود. کارشناسان حوزه تجارت عنوان می‌کنند که بزرگ‌ترین مانع تجارت ایران، نبود روابط بانکی شفاف و امکان جابه‌جایی قانونی پول است؛ مشکلی که باعث می‌شود تلاش‌ها نتیجه عملی نداشته باشد. همچنین رایزن‌های بازرگانی به دلیل ضعف تخصصی و تمرکز بر دورزدن تحریم‌ها، تاکنون نتوانسته‌اند دستاورد مثبتی برای توسعه تجارت ایجاد کنند. بر این اساس، داود رنگی، عضو هیات نمایندگان اتاق بازرگانی ایران، در گفت‌وگو با «دنیای اقتصاد» گفت: انتخاب اعضای این هیات‌ها اغلب مبتنی بر ارتباطات و نزدیکی فرد با وزارتخانه یا تشکیلاتی است که ترتیب سفر را می‌دهد. از سوی دیگر، در اتاق بازرگانی معمولا فراخوان زده می‌شود و اعلام می‌کنند که هیات موردنظر قرار است به کدام کشور اعزام شوند. بر این اساس، کسانی که علاقه‌مند هستند یا تخصص خاصی در ایفای نقش در اقتصاد آن کشور دارند، اسم خود را اعلام می‌کنند و از همان طریق گزینش انجام می‌شود.
او در ادامه توضیح داد: در وزارتخانه‌ها اما روند متفاوت است؛ انتخاب‌ها معمولا از طریق مجاری خاص صورت می‌گیرد و بسیاری از منتخبان نه آشنایی کافی با زبان خارجه دارند و نه توانایی انجام مذاکرات حرفه‌ای را. گاهی این اعزام‌ها بیشتر شبیه یک تفریح یا ماموریت ظاهری است تا یک ماموریت تخصصی. در تشکل‌های صنفی و بازرگانی اما شرایط نسبتا شفاف‌تر است و انتخاب‌ها معمولا بر اساس تجربه و دانش حوزه مربوطه انجام می‌شود؛ بنابراین حضور افراد نامرتبط در این‌گونه اعزام‌ها کمتر مشاهده می‌شود.
نایب‌رئیس کمیسیون واردات اتاق بازرگانی ایران افزود: برای اعزام چنین هیات‌هایی، هنگامی که دولت از بخش خصوصی درخواست همکاری می‌کند، طبیعتا باید با اتاق بازرگانی هماهنگ شود. اتاق بازرگانی ایران سازوکار مشخصی برای گزینش دارد و بر اساس معیارهای خود افراد را در به همراه این هیات‌ها می‌فرستد.
رنگی با اشاره به تجربه کشورهای خارجی در اعزام هیات‌ها گفت: دنیا در حوزه تجارت تا حد زیادی «کوچک‌تر» شده و ارتباطات عمدتا بین شرکت‌ها شکل می‌گیرد، نه صرفا دولت‌ها. دولت‌ها چارچوب‌ها و بسته‌های حمایتی را برای شرکت‌های آن کشور آماده می‌کنند و طی جلساتی درباره «تعرفه‌ها»، «روابط بانکی» و موارد مشابه مذاکره می‌کنند. برای مثال، بانک‌های مرکزی کشورها ممکن است برای تسهیل روابط تجاری وارد مذاکره شوند.
او ادامه داد: در این میان باید اشاره کرد که اگر تجار ایران خواهان معامله با ترکیه یا چین باشند، مسائل مهمی مانند پذیرش ارز (لیر، ریال، یا ارزهای دیگر) و سازوکارهای پرداخت مطرح می‌شود. در بسیاری کشورها، تشکل‌ها و سندیکاها نمایندگی رسمی را به‌عهده می‌گیرند و درخواست‌ها و نیازهای اعضای خود را مطرح می‌کنند. اما در کشور ما، مشکل اصلی روابط بانکی و نقل‌وانتقال پول است. تا زمانی که نتوانیم پول را شفاف و بدون مشکل جابه‌جا کنیم، تجارت بین‌المللی برای ما سودآور نخواهد بود. بسیاری از فرآیندها شفاف نیستند و به‌صورت غیررسمی یا قاچاق انجام می‌شوند؛ به‌همین‌علت نگرانی از بلوکه شدن مجاری انتقال پول وجود دارد و این مساله تجارت سالم را مختل می‌کند.
این عضو هیات نمایندگان اتاق بازرگانی ایران توضیح داد: در مورد رایزن‌های بازرگانی باید اشاره کرد که تجربه‌های چند سال گذشته چندان امیدوارکننده نیست. تعداد قابل‌توجهی از رایزن‌ها با اصول بازرگانی مدرن آشنا نیستند و بیشتر تلاش آنها معطوف به دورزدن تحریم‌ها و تسهیل منافع گروهی خاص بوده است تا توسعه روابط تجاری شفاف و پایدار. این اقدامات معمولا به‌صورت عمومی گزارش نمی‌شود یا اگر گزارش شود، اطلاعات ناقص ارائه می‌شود و در عمل سرمایه‌گذار و ساختار مشخص و روشنی دیده نمی‌شود. در ظاهر اقدامات انجام می‌شود، اما در سال‌های اخیر بازخورد مثبت و پایدار از این اعزام‌ها مشاهده نمی‌شود. رنگی در پایان خاطرنشان کرد: اولویت اصلی برای بهبود عملکرد هیات‌های تجاری و رایزن‌ها باید افزایش مهارت‌های تخصصی، آشنایی با مقررات بین‌المللی و به‌ویژه حل چالش‌های ارتباطات بانکی و سازوکارهای پرداخت باشد. تا زمانی که این محورها اصلاح نشوند، تلاش‌های دیپلماتیک و اعزام هیات‌ها، دستاورد اقتصادی قابل‌توجهی نخواهد داشت.
در پایان باید به این نکته اشاره کرد که اعزام هیأت‌های اقتصادی را نمی‌توان صرفا به‌عنوان یک سفر تشریفاتی یا نمادین در نظر گرفت. این هیأت‌ها زمانی می‌توانند به منافع ملموس برای کشور منجر شوند که انتخاب اعضا بر اساس معیارهای شفاف، تخصصی و نیازمحور انجام شود، رایزن‌های بازرگانی نقش فعال و تعیین‌کننده داشته باشند و بخش خصوصی واقعی در ترکیب آنها جایگاهی جدی بیابد. تنها در چنین شرایطی است که این سفرها می‌توانند به جای تکرار تجربه‌های مقطعی و ناکام، به بسترسازی پایدار برای توسعه تجارت خارجی ایران و تقویت روابط اقتصادی بین‌المللی منجر شوند.
