درک نادرست از مکاتبات اداری، ما را به ورطه نامهسالاری و نامهبازی میاندازد و بوروکراسی را میکاهد و منحرف میکند. در واقع، ضد بوروکراسی (به مفهوم اصلی و اصیلش) است.
یکی از ویژگیهای عمومی مدیران سنتی آن است که همکارانشان هر چیزی را زیر دستشان میگذارند امضا میکنند. این جمله مرسوم «رویه است» آنان را میخکوب و مرعوب و مسحور میسازد؛ انگار هیپنوتیزم!
اگر بتوانیم گزارههای نادرست را در ذهنمان بشکنیم از کلافگی و کلاف سر در گم رها میشویم و کارآمدی اداری بالا میرود؛ گزارههایی که همان کارمندان اینجور القاء کردهاند که گویی وحی است:
١- نامه خیلی مهم است و نشانه پرکاری و عملکرد است.
٢- جواب هر نامه را باید داد (حتی اگر بیربط بوده)
٣- نامه، سند و سابقه است و اگر بعدا یکی پرسید دستمان پر است.
۴- با نامهنگاری، توپ را از زمین خودمان خارج میکنیم. (انگار، خدمتدهی اداری، بازی شطرنج است که هر بازیکن پس از حرکت، بلافاصله کرنومتر حریف را فعال کند. سنگقلاب کردن ارباب رجوع، از همین نگاه و نگره بر میخیزد)
۴- نامه طولانی، فضیلت است و نشانه فضل.
۵- رونوشت، هر چه بیشتر، بهتر.
البته مقررات ِتودرتو و بعضا احمقانه هم در این نامهسالاری، بیتاثیر نیست که بحثی جداگانه میطلبد.
