قدرت کلید F9 در مایکروسافت اکسل را نادیده نگیرید

چگونه از کلید F9 در اکسل استفاده کنیم

مایکروسافت اکسل یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت داده و تحلیل است که با میانبرهای کیبورد متعدد، کارایی کاربران را بهبود می‌بخشد. در میان این میانبرها، کلید F9 به دلیل قابلیت‌های منحصربه‌فردش در کنترل محاسبات فرمول‌ها و اشکال‌زدایی، اغلب نادیده گرفته می‌شود، اما می‌تواند به طور قابل‌توجهی بهره‌وری را افزایش دهد. این مقاله به بررسی کاربردهای کلیدی F9 در اکسل می‌پردازد و نشان می‌دهد چگونه این ابزار ساده می‌تواند در پروژه‌های پیچیده تفاوت ایجاد کند.

کاربردهای مختلف F9 در اکسل

1. محاسبه مجدد فرمول‌ها در حالت محاسبه دستی

به طور پیش‌فرض، اکسل فرمول‌ها را به‌صورت خودکار با تغییر داده‌ها محاسبه می‌کند، اما در حالت محاسبه دستی (قابل تنظیم از تب Formulas)، محاسبات تنها با دستور کاربر انجام می‌شود.

این حالت برای مجموعه داده‌های بزرگ با فرمول‌های زیاد مفید است، زیرا از کاهش عملکرد اکسل جلوگیری می‌کند.

در این حالت، سلول‌هایی که با تغییرات داده‌ها همگام نشده‌اند، با خط‌تیره موقت (stale value) نمایش داده می‌شوند.

منوی کشویی Calculation Options در اکسل

میانبرهای مرتبط با F9 برای محاسبه مجدد:

• F9: محاسبه فرمول‌های جدید، فرار (volatile) یا وابسته به داده‌های تغییر کرده در تمام کاربرگ‌های باز.

• Shift+F9: محاسبه فقط در کاربرگ فعال.

• Ctrl+Alt+F9: محاسبه تمام فرمول‌ها در همه کاربرگ‌ها، صرف‌نظر از تغییرات.

• Ctrl+Alt+Shift+F9: بررسی فرمول‌های وابسته و سپس محاسبه همه فرمول‌ها.

نکته: دو میانبر آخر ممکن است در مجموعه داده‌های بزرگ زمان‌بر باشند یا باعث توقف اکسل شوند.

2. اشکال‌زدایی فرمول‌های پیچیده

روش‌های مختلفی برای بررسی و اشکال‌زدایی فرمول‌ها در اکسل وجود دارد.

برای مثال، می‌توانید کلیدهای Ctrl+` (کلید grave) را فشار دهید تا تمام فرمول‌های استفاده شده در هر سلول نمایش داده شوند. اگرچه این قابلیت در صورتی مفید است که بتوانید به سرعت یک فرمول را اسکن کرده و هرگونه خطایی را به صورت دستی تشخیص دهید، اما مستقیماً هیچ مشکلی را شناسایی نمی‌کند. همچنین، جایگزینی تمام مقادیر محاسبه شده با فرمول‌ها می‌تواند صفحه گسترده را شلوغ و خواندن آن را دشوار کند.

همچنین می‌توانید از ابزار ارزیابی فرمول اکسل (Alt > M > V) استفاده کنید، که (همانطور که از نامش پیداست) فرمول را به اجزای جداگانه تقسیم می‌کند تا بتوانید آنها را یکی یکی بررسی کنید. با این حال، این ابزار فقط به شما امکان می‌دهد فرمول‌ها را از چپ به راست ارزیابی کنید و نمی‌توانید مستقیماً در کادر محاوره‌ای ارزیابی فرمول، ویرایش‌هایی انجام دهید. علاوه بر این، این ابزار می‌تواند خطاهای کاذب را نشان دهد، بنابراین مشکلات بیشتری نسبت به حل آنها ایجاد می‌کند.

با این حال، یک روش کمتر شناخته شده برای بررسی فرمول‌ها، کلید F9 است که با اجازه دادن به شما برای انتخاب فرمول مورد ارزیابی و امکان ارزیابی دستی هر بخش از فرمول به هر ترتیبی و نشان دادن اینکه کدام بخش منجر به خطا می‌شود، بر مشکلات فوق غلبه می‌کند.

در این مثال، تصور کنید که یک مجموعه داده در سلول‌های A1 تا F11 ایجاد کرده‌اید و می‌خواهید از جدول جستجو در سلول‌های H1 تا I4 برای استخراج اطلاعات کلیدی استفاده کنید. شما از ترکیب INDEX-MATCH-MATCH برای تولید نتیجه در سلول I4 استفاده کرده‌اید، اما در حال حاضر، خطای #N/A را برمی‌گرداند:

=INDEX(B2:F11,MATCH(I2,A2:F11,0),MATCH(I3,B1:F1,0))

سلولی که حاوی یک مقدار قدیمی در اکسل است

وقتی VLOOKUP جواب نمی‌دهد، گزینه دیگری برای جستجو در صفحه گسترده خود دارید.

To debug this formula, select cell I4, and press F2 to enter Edit mode. Now, you can select any part of the formula—by either using your mouse or pressing Shift+Arrow keys—to evaluate it.

ابتدا، آرگومان آخر را در فرمول انتخاب کنید—MATCH(I3,B1:F1,0).

یک مجموعه داده اکسل، با جدول جستجویی که خطا برمی‌گرداند

سپس، F9 را فشار دهید تا مشخص شود که آن بخش از فرمول هنگام فشردن Enter چه چیزی را برمی‌گرداند. انتظار می‌رود که این مقدار ۲ را برگرداند، زیرا هزینه دومین معیار در ردیف ۱ است.

یک آرگومان MATCH که درون یک فرمول INDEX در مایکروسافت اکسل قرار دارد

کلید F9 پس از انتخاب بخشی از فرمول در اکسل فشرده می‌شود تا نشان دهد که نتیجه مورد انتظار را تولید می‌کند.

از آنجایی که این بخش از فرمول، آنچه را که انتظار داشتید، برگرداند، می‌دانید که این چیزی نیست که باعث ایجاد مشکل می‌شود.

با این حال، شما نمی‌خواهید این مقدار به صورت کد ثابت در فرمول شما وارد شود، زیرا می‌خواهید جستجو بسته به انتخاب واحد اندازه‌گیری در سلول I3 تغییر کند. بنابراین، Ctrl+Z را فشار دهید تا فرمول به شکل اصلی خود بازگردد. فشار دادن Esc همچنین تبدیل F9 را لغو می‌کند، اگرچه برای بازگشت به حالت ویرایش باید دوباره F2 را فشار دهید.

سپس، آرگومان ماقبل آخر - MATCH(I2,A2:F11,0) - را انتخاب کنید و برای ارزیابی آن، F9 را فشار دهید. این باید مقدار ۶ را برگرداند، زیرا ۲۰۲۰ ششمین سال در ستون A است.

تولید نتیجه مورد انتظار با فشردن کلید F9

کلید F9 پس از انتخاب بخشی از فرمول در اکسل فشرده می‌شود تا نشان دهد که خطایی ایجاد شده است.

با این حال، خطای #N/A را برمی‌گرداند، بنابراین می‌دانید که این بخش از فرمول باعث ایجاد مشکل شده است. این بدان معناست که می‌توانید توجه خود را روی اولین آرگومان MATCH متمرکز کنید و بفهمید که چرا خطا را برمی‌گرداند.

تشخیص فرمول خطا با فشردن کلید F9

برای انجام این کار، ابتدا Ctrl+Z را فشار دهید تا فرمول به شکل اصلی خود برگردد. پس از انجام این کار، متوجه خواهید شد که آرایه جستجو به سلول‌های A2 تا F11 ارجاع می‌دهد، در حالی که در واقع، فقط باید به سلول‌های A2 تا A11 ارجاع دهد. بنابراین، فرمول را بر این اساس اصلاح کنید.

سپس، آن بخش از فرمول را دوباره انتخاب کنید و F9 را فشار دهید تا مطمئن شوید که نتیجه مورد انتظار شما را برمی‌گرداند.

فشردن کلید F9 برای ایجاد نتیجه مورد انتظار

کلید F9 پس از انتخاب بخشی از فرمول در مایکروسافت اکسل فشرده می‌شود تا نشان دهد که نتیجه مورد انتظار را تولید می‌کند.

وقتی مطمئن شدید که این اتفاق می‌افتد، Ctrl+Z را فشار دهید تا فرمول به شکل اصلی خود برگردد و Enter را فشار دهید تا نتیجه جدید را ببینید:

=INDEX(B2:F11,MATCH(I2,A2:A11,0),MATCH(I3,B1:F1,0))

استفاده از INDEX و MATCH برای استخراج یک مقدار از مجموعه داده در اکسل

3. کوچک کردن پنجره اکسل

Ctrl+F9 پنجره اکسل را کوچک می‌کند بدون اینکه فایل بسته شود.

این میانبر برای مخفی کردن سریع اطلاعات حساس یا دسترسی به دسکتاپ با کیبورد مفید است.

برای بازگرداندن پنجره، از Alt+Tab استفاده کنید تا اکسل دوباره انتخاب شود.

سایر میانبرهای مفید

• کلیدهای دیگر مانند F1 (نمایش راهنما)، Ctrl+F1 (نمایش/مخفی کردن نوار ابزار)، Alt+F1 (ایجاد نمودار از داده‌های انتخاب‌شده) و Alt+Shift+F1 (درج کاربرگ جدید) نیز معرفی شده‌اند.

• کلید F4 برای تغییر نوع ارجاع، تکرار آخرین اقدام یا بستن فایل کاربرد دارد.

سوالات متداول درباره استفاده از کلید F9 در مایکروسافت اکسل

1. کلید F9 در اکسل چه کاری انجام می‌دهد؟

کلید F9 در اکسل برای محاسبه مجدد فرمول‌ها در حالت محاسبه دستی یا ارزیابی بخش‌های خاصی از یک فرمول در حالت ویرایش استفاده می‌شود. همچنین، با ترکیب‌هایی مانند Ctrl+F9، می‌توان پنجره اکسل را کوچک کرد.

2. چرا باید از حالت محاسبه دستی استفاده کنم؟

حالت محاسبه دستی (Manual Calculation Mode) برای مجموعه داده‌های بزرگ با فرمول‌های زیاد مناسب است، زیرا از محاسبات مداوم خودکار جلوگیری کرده و عملکرد اکسل را بهبود می‌بخشد.

3. تفاوت بین F9 و Shift+F9 چیست؟

F9: تمام فرمول‌های جدید، فرار یا وابسته به داده‌های تغییر کرده را در همه کاربرگ‌های باز محاسبه می‌کند.

Shift+F9: فقط فرمول‌های کاربرگ فعال را محاسبه می‌کند.

4. چگونه از F9 برای اشکال‌زدایی فرمول استفاده کنم؟

در حالت ویرایش (F2)، بخشی از فرمول را انتخاب کنید و F9 را فشار دهید تا نتیجه آن بخش نمایش داده شود. این کار به شناسایی خطاها کمک می‌کند. برای بازگشت به فرمول اصلی، از Ctrl+Z یا Esc استفاده کنید.

5. آیا استفاده از Ctrl+Alt+F9 خطرناک است؟

این میانبر تمام فرمول‌ها را در همه کاربرگ‌های باز محاسبه می‌کند، که در مجموعه داده‌های بزرگ ممکن است زمان‌بر باشد یا باعث توقف اکسل شود.

نتیجه‌گیری

کلید F9 در مایکروسافت اکسل ابزاری قدرتمند و چندکاره است که با ارائه قابلیت‌هایی نظیر محاسبه مجدد فرمول‌ها در حالت دستی، اشکال‌زدایی دقیق فرمول‌های پیچیده و مدیریت سریع پنجره اکسل، کارایی کاربران را به‌ویژه در پروژه‌های بزرگ و پیچیده افزایش می‌دهد. با استفاده هوشمندانه از F9 و میانبرهای مرتبط، می‌توانید زمان پردازش را کاهش دهید، خطاها را سریع‌تر شناسایی کنید و تجربه‌ای روان‌تر در کار با اکسل داشته باشید. نادیده گرفتن این کلید می‌تواند فرصت بهره‌مندی از یک میانبر ساده اما تأثیرگذار را از شما بگیرد.

گردآوری:بخش کامپیوتر و اینترنت بیتوته